POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
Política de conservación y preservación a largo plazo
Política de conservación y preservación a largo plazo
La Revista Criminalidad, como publicación científica especializada en criminología y áreas relacionadas, se compromete a garantizar la conservación y accesibilidad de sus contenidos a largo plazo. La preservación adecuada de los archivos digitales y físicos es fundamental para asegurar la integridad de la información y el acceso de futuras generaciones de investigadores, académicos, y profesionales. Esta política se encuentra alineada con las disposiciones nacionales e internacionales sobre gestión documental, seguridad de la información y depósito legal, conforme a la Resolución 05454 del 29 de noviembre del 2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”, a la Resolución 04408 del 26 de diciembre del 2024 “por la cual se expide el manual de sistema de gestión de seguridad de la información para la Policía Nacional”, y conforme a lo dispuesto por la ley de depósito legal, así como las políticas de la biblioteca nacional de Colombia, y al proceso estandarizado de gestión documental “1GD-GU-0006 - Sistema Integrado De Conservación - SIC”.
Objetivos de la política
La política de conservación a largo plazo de la Revista Criminalidad tiene como principales objetivos:
- Garantizar la integridad de los contenidos de la revista a través de procesos documentales bien establecidos, tanto en formato digital como físico.
- Asegurar el acceso continuo y a largo plazo de los usuarios a los artículos y números de la revista mediante el uso de sistemas de preservación digitales robustos y el depósito de ejemplares físicos en la Biblioteca Nacional de Colombia.
- Cumplir con las normativas nacionales e internacionales sobre la conservación de publicaciones científicas, como el depósito legal y las políticas de gestión documental de la Policía Nacional.
Sistema Integrado de Conservación – SIC
El proceso estandarizado de gestión documental “1GD-GU-0006 - Sistema Integrado De Conservación - SIC”, de la Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL, es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, tendientes a asegurar el adecuado mantenimiento de la información (física, digital y electrónica), conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final. El cual está compuesto por el Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. (Policía Nacional de Colombia, 2020).
Plan de conservación documental
Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus atributos y disponibilidad a través de tiempo. Por lo anterior, la Institución ha adoptado los siguientes programas de conservación preventiva:
- Programa de Capacitación y sensibilización del personal
- Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas
- Programa de Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
- Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales
- Programa de almacenamiento y realmacenamiento
- Programa de prevención de emergencias y atención de desastres
Plan de preservación digital a largo plazo
Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo. (Ley 594 del 2000).
La Policía Nacional de Colombia, consciente de la importancia de asegurar el adecuado mantenimiento de la información digital y/o electrónica, producida en marco de las competencias misionales de cada unidad, se compromete a cumplir las políticas diseñadas en el marco del plan de preservación digital a largo plazo, de conformidad con lo establecido en la Resolución 05454 del 29 de noviembre del 2019 “por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”, y los parámetros de seguridad de la información establecidos en la Resolución 04408 del 26 de diciembre del 2024 “por la cual se expide el manual de sistema de gestión de seguridad de la información para la Policía Nacional”, y el compromiso de mejora continua e innovación.
El Plan de Preservación Digital a largo plazo para la Policía Nacional, está orientado a promover una cultura de preservación de la información digital en los funcionarios de la Institución, en el marco de las políticas que regulan el proceso de Gestión Documental, fundamentado en los principios archivísticos establecidos en la Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones”, y regulado por el Acuerdo No. 006 del 15 de octubre de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000”; el cual tiene como objetivo facilitar conservación y disposición de este tipo de información, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Estrategias de preservación digital a largo plazo
Para que el plan de preservación digital a largo plazo, sea una actividad efectiva al interior de la Policía Nacional, se deben observar aquellas estrategias que permitan conocer los parámetros de manipulación y preservación más adecuados para este tipo de información, con miras a proteger y asegurar su disponibilidad en el tiempo según las necesidades propias de la Institución, manteniendo atributos particulares de autenticidad, fiabilidad y accesibilidad, para lo cual se deben difundir las políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos digitales y electrónicos.
En este sentido, se debe cumplir los requisitos necesarios para asegurar preservación, almacenamiento, migración, seguridad de la información, interoperabilidad y arquitectura tecnológica, estas actividades son ejecutadas por la Oficina de Telemática de la Policía Nacional, cumpliendo los lineamientos expedidos por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
De lo anterior, se recomienda tener en cuenta las siguientes consideraciones a la hora de implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Enterprise Récords Management Systems – ERMS, así:
- Evaluar los requisitos del SGDEA que permitan integrar y ampliar la gestión de documento electrónicos de archivo, obteniendo acceso, búsqueda y recuperación de la información.
- Adoptar los instrumentos archivísticos que permitan de manera responsable a la policía, crear, administrar y disponer de la información.
Responsabilidades
El equipo editorial de la Revista Criminalidad será responsable de la implementación de esta política para asegurar que los procesos de conservación sean efectivos y cumplan con las normativas vigentes.
Referencias
Biblioteca Nacional de Colombia. Política de Conservación Documental y Depósito Legal.
Congreso de la República de Colombia. (1982). Ley 23 de 1982, por la cual se regula el derecho de autor y se dicta el depósito legal de obras.
Congreso de la República de Colombia. (1993). Ley 44 de 1993, por la cual se regula el depósito legal y la distribución de libros y publicaciones periódicas.
Ley 594 de 2000. Acuerdo No. 006 del 15 de octubre de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos”
Ministerio de Defensa Nacional. (2019). Resolución 05454 del 29 de noviembre de 2019, por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional.
Ministerio de Defensa Nacional. (2024). Resolución 04408 del 26 de diciembre de 2024, por la cual se expide el manual de sistema de gestión de seguridad de la información para la Policía Nacional.
Policía Nacional de Colombia. (2020). Proceso estandarizado de gestión documental. 1GD-GU-0006 - Sisteza Integrado De Conservación – SIC.
