Política de conservação e preservação a longo prazo

Política de conservação e preservação a longo prazo

A Revista Criminalidad, como publicação científica especializada em criminologia e áreas relacionadas, se compromete a garantir a conservação e acessibilidade de seus conteúdos a longo prazo. A preservação adequada dos arquivos digitais e físicos é fundamental para assegurar a integridade da informação e o acesso das futuras gerações de pesquisadores, acadêmicos e profissionais. Esta política está alinhada com as disposições nacionais e internacionais sobre gestão documental, segurança da informação e depósito legal, conforme a Resolução 05454 de 29 de novembro de 2019 "Pela qual se atualiza o Programa de Gestão Documental para a Polícia Nacional", a Resolução 04408 de 26 de dezembro de 2024 "Pela qual se expede o manual do sistema de gestão de segurança da informação para a Polícia Nacional", e conforme o disposto pela lei de depósito legal, bem como as políticas da biblioteca nacional da Colômbia e o processo padronizado de gestão documental “1GD-GU-0006 - Sistema Integrado De Conservação - SIC”.

Objetivos da política de conservação

A política de conservação a longo prazo da Revista Criminalidad tem como principais objetivos:

  • Garantir a integridade dos conteúdos da revista através de processos documentais bem estabelecidos, tanto em formato digital quanto físico.
  • Assegurar o acesso contínuo e a longo prazo dos usuários aos artigos e números da revista, por meio do uso de sistemas de preservação digitais robustos e do depósito de exemplares físicos na Biblioteca Nacional da Colômbia.
  • Cumprir com as normativas nacionais e internacionais sobre a conservação de publicações científicas, como o depósito legal e as políticas de gestão documental da Polícia Nacional.

Sistema Integrado de Conservação – SIC

O processo padronizado de gestão documental "1GD-GU-0006 - Sistema Integrado De Conservação - SIC", da Direção de Investigação Criminal e INTERPOL, é o conjunto de planos, programas, estratégias, processos e procedimentos de conservação documental e preservação digital, com o objetivo de assegurar a manutenção adequada da informação (física, digital e eletrônica), conservando atributos como unidade, integridade, autenticidade, inalterabilidade, originalidade, confiabilidade e acessibilidade, desde o momento de sua produção e/ou recepção, durante sua gestão, até sua disposição final.

Este processo é composto pelo Plano de Conservação Documental e pelo Plano de Preservação Digital a Longo Prazo. (Polícia Nacional da Colômbia, 2020).

Plano de Conservação Documental

É o conjunto de ações a curto, médio e longo prazo com o objetivo de implementar os programas, processos e procedimentos destinados a manter as características físicas e funcionais dos documentos de arquivo, preservando seus atributos e disponibilidade ao longo do tempo. Em razão disso, a Instituição adotou os seguintes programas de conservação preventiva:

  • Programa de Capacitação e sensibilização do pessoal
  • Programa de Inspeção e manutenção de sistemas de armazenamento e instalações físicas Programa de Saneamento ambiental: desinfecção, desratização e desinsetização
  • Programa de monitoramento e controle das condições ambientais
  • Programa de armazenamento e re-armazenamento
  • Programa de prevenção de emergências e atendimento de desastres

Plano de Preservação Digital a Longo Prazo

É o conjunto de ações a curto, médio e longo prazo com o objetivo de implementar os programas, estratégias, processos e procedimentos destinados a garantir a preservação a longo prazo dos documentos eletrônicos de arquivo, mantendo suas características de autenticidade, integridade, confidencialidade, inalterabilidade, confiabilidade, interpretação, compreensão e disponibilidade ao longo do tempo. (Lei 594 de 2000).

A Polícia Nacional da Colômbia, consciente da importância de garantir a manutenção adequada da informação digital e/ou eletrônica, produzida no âmbito das competências missionais de cada unidade, compromete-se a cumprir as políticas desenhadas no âmbito do plano de preservação digital a longo prazo, conforme estabelecido na Resolução 05454 de 29 de novembro de 2019 "Pela qual se atualiza o Programa de Gestão Documental para a Polícia Nacional", e os parâmetros de segurança da informação estabelecidos na Resolução 04408 de 26 de dezembro de 2024 "Pela qual se expede o manual do sistema de gestão de segurança da informação para a Polícia Nacional", e o compromisso com a melhoria contínua e inovação.

O Plano de Preservação Digital a Longo Prazo para a Polícia Nacional visa promover uma cultura de preservação da informação digital nos funcionários da Instituição, no âmbito das políticas que regulam o processo de Gestão Documental, fundamentado nos princípios arquivísticos estabelecidos na Lei 594 de 14 de julho de 2000 "Por meio da qual se dita a Lei Geral de Arquivo e se ditam outras disposições", e regulado pelo Acordo No. 006 de 15 de outubro de 2014 "Por meio do qual se desenvolvem os artigos 46, 47 e 48 do Título XI 'Conservação de documentos' da Lei 594 de 2000"; o qual tem como objetivo facilitar a conservação e disposição desse tipo de informação, desde sua criação até sua disposição final, com fins de conservação permanente ou eliminação.

Estratégias de Preservação Digital a Longo Prazo

Para que o plano de preservação digital a longo prazo seja uma atividade efetiva dentro da Polícia Nacional, devem ser observadas aquelas estratégias que permitam conhecer os parâmetros de manipulação e preservação mais adequados para esse tipo de informação, com vistas a proteger e assegurar sua disponibilidade ao longo do tempo, conforme as necessidades próprias da Instituição, mantendo atributos particulares de autenticidade, confiabilidade e acessibilidade. Para isso, devem ser divulgadas as políticas, procedimentos e práticas de gestão de documentos digitais e eletrônicos.

Nesse sentido, devem ser cumpridos os requisitos necessários para garantir preservação, armazenamento, migração, segurança da informação, interoperabilidade e arquitetura tecnológica. Essas atividades são executadas pelo Escritório de Telemática da Polícia Nacional, cumprindo os lineamentos expedidos pelo Arquivo Geral da Nação e o Ministério de Tecnologias da Informação e das Comunicações.

Diante disso, recomenda-se observar as seguintes considerações ao implementar um Sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos de Arquivo (Enterprise Records Management Systems - ERMS):

  • Avaliar os requisitos do SGDEA que permitam integrar e ampliar a gestão de documentos eletrônicos de arquivo, obtendo acesso, busca e recuperação da informação.
  • Adotar os instrumentos arquivísticos que permitam, de forma responsável, à polícia criar, administrar e dispor da informação.

Responsabilidades

A equipe editorial da Revista Criminalidad será responsável pela implementação desta política, garantindo que os processos de conservação sejam eficazes e cumpram as normativas vigentes.

Referências

Biblioteca Nacional da Colômbia. Política de Conservação Documental e Depósito Legal.
Congresso da República da Colômbia. (1982). Lei 23 de 1982, pela qual se regula o direito autoral e se dita o depósito legal de obras.

Congresso da República da Colômbia. (1993). Lei 44 de 1993, pela qual se regula o depósito legal e a distribuição de livros e publicações periódicas.

Lei 594 de 2000. Acordo No. 006 de 15 de outubro de 2014 "Por meio do qual se desenvolvem os artigos 46, 47 e 48 do Título XI 'Conservação de Documentos'"

Ministério da Defesa Nacional. (2019). Resolução 05454 de 29 de novembro de 2019, pela qual se atualiza o Programa de Gestão Documental para a Polícia Nacional.

Ministério da Defesa Nacional. (2024). Resolução 04408 de 26 de dezembro de 2024, pela qual se expede o manual do sistema de gestão de segurança da informação para a Polícia Nacional.

Polícia Nacional da Colômbia. (2020). Processo padronizado de gestão documental. 1GD-GU-0006 - Sistema Integrado De Conservação – SIC.